Muốn làm mới quán mà chỉ đóng cửa ít ngày, cách làm là chia việc thành những khối nhỏ, xếp khối gây bụi và mùi vào ban đêm hoặc ngày nghỉ, chuẩn bị hết vật tư trước khi bắt đầu và lập lịch ngược từ ngày mở lại. Những việc như sơn trong nhà, thay đèn, thay mặt quầy, bọc ghế có thể chia nhỏ theo khu; những việc như lát sàn toàn bộ hay sửa bếp thường buộc phải nghỉ bán vài ngày liền.
Phần khó không phải thi công mà là phối hợp: thợ đúng giờ, vật tư có sẵn, sơn kịp khô, hàng xóm không phàn nàn, khách quen biết trước. Bài này đưa ra cách lập lịch, bảng chia việc theo mức gián đoạn, cách che chắn khi vừa bán vừa làm và cách giữ khách trong những ngày quán chưa trọn vẹn.
Lập lịch ngược từ ngày mở lại
Hầu hết các đợt làm mới bị kéo dài không phải vì thợ làm chậm mà vì chờ: chờ vật tư về, chờ sơn khô, chờ người kế tiếp, chờ chủ quán quyết định màu. Cách hạn chế là chọn trước ngày mở lại, rồi tính ngược từng việc với thời gian làm và thời gian chờ đi kèm.
Ví dụ giả định: một quán cà phê định mở lại vào sáng thứ Hai. Lớp sơn cuối cần thời gian khô và bay mùi trước khi đón khách, nên phải xong muộn nhất vào tối thứ Bảy. Sơn lót phải xong trước đó, kéo theo việc bả dặm và che chắn vào tối thứ Năm. Muốn vậy, sơn, băng dính, bạt che phải có ở quán từ thứ Tư. Còn màu sơn phải được chốt từ tuần trước để cửa hàng kịp pha. Chỉ cần một mắt xích trễ, cả chuỗi trễ theo.
Ghi lịch ra giấy theo dạng một cột ngày, một cột việc, một cột người phụ trách, một cột "phải có gì trước khi làm". Đưa cho từng thợ xem phần của họ và phần ngay trước, ngay sau họ. Luôn để một khoảng đệm trước ngày mở lại, vì quán cũ thường có bất ngờ khi tháo ra: một mảng vữa bong, một đoạn ống rỉ, một ổ cắm cháy đen bên trong.
Chia việc theo mức gây gián đoạn
Không phải việc nào cũng buộc quán nghỉ. Bảng dưới xếp các hạng mục thường gặp theo mức ảnh hưởng tới việc bán hàng, để bạn biết việc nào xen vào giờ nghỉ được, việc nào cần đóng cửa.
| Hạng mục | Mức gián đoạn | Có thể làm khi | Điều cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| Thay bóng đèn, chao đèn | Thấp | Trước giờ mở cửa | Ngắt cầu dao khu vực, chờ bóng nguội |
| Bọc lại đệm ghế, thay mặt bàn | Thấp | Làm theo lô, mang đi xưởng từng phần | Giữ đủ ghế dùng trong lúc chờ |
| Sơn tường trong quán | Trung bình | Ban đêm, chia từng mảng tường | Mùi sơn cần thời gian bay hết; thông gió |
| Thay mặt quầy, ốp mặt đứng quầy | Trung bình | Một hai đêm hoặc ngày nghỉ | Chuẩn bị quầy tạm nếu vẫn bán |
| Làm mới mặt tiền, mái hiên | Trung bình | Sáng sớm, ngày ít khách | Quây khu vực vỉa hè bên dưới |
| Lát sàn đè, thay sàn | Cao | Thường phải nghỉ bán | Dời toàn bộ bàn ghế; chờ keo, vữa đạt yêu cầu |
| Sửa bếp, đổi vị trí thiết bị | Cao | Nghỉ bán, thuê thợ có chuyên môn | Gas, điện, nước do người có chuyên môn làm |
| Làm mới nhà vệ sinh khách | Trung bình đến cao | Ngày nghỉ hoặc có phương án thay thế | Báo khách nếu tạm không dùng được |
Gom những việc "cao" vào cùng một đợt nghỉ duy nhất. Rải rác mỗi tuần nghỉ một ngày vì một việc lớn làm khách quen khó nhớ lịch quán và dễ chuyển sang chỗ khác.
Chuẩn bị trước khi thợ tới
Mỗi giờ thợ đứng chờ là một giờ quán phải đóng thêm. Phần chuẩn bị dưới đây nên xong hết trước ngày thi công đầu tiên:
- Chốt danh sách hạng mục, màu sắc, mẫu vật liệu bằng văn bản hoặc tin nhắn rõ ràng với từng thợ. Không đổi ý giữa chừng nếu không thật cần.
- Mua đủ vật tư và để sẵn ở quán, kiểm số lượng, đúng mã màu, đúng kích thước. Mua dư một ít cho vật tư khó mua bổ sung như gạch, ván ốp, vải bọc cùng lô.
- Dọn sạch những gì không cần cho buổi làm: đồ trang trí, khung ảnh, kệ hàng, đồ cá nhân. Đồ dễ vỡ đóng thùng, ghi chú.
- Gom nguyên liệu và dụng cụ ăn uống vào tủ kín hoặc chuyển sang chỗ khác để không dính bụi, mùi.
- Kiểm tra trước đường điện, nước ở khu sẽ làm; nếu có dấu hiệu hỏng, gọi thợ chuyên môn xử lý trước, đừng để lộ ra giữa đợt làm mới.
- Thống nhất giờ làm, chỗ để vật tư, chỗ đổ rác xây dựng, người giữ chìa khoá và người được quyết định khi phát sinh.
Một danh sách số liên lạc của tất cả thợ dán trong khu phục vụ giúp xử lý nhanh khi có người đến muộn hoặc vật tư thiếu. Lưu trong điện thoại, đừng viết công khai ở chỗ khách nhìn thấy.
Làm ban đêm mà không phiền hàng xóm
Làm ban đêm giúp giữ giờ bán, nhưng quán ở giữa khu dân cư phải tính tới tiếng ồn. Những việc ồn nhất là khoan, cắt gạch, đục, mài; những việc gần như yên lặng là sơn bằng con lăn, thay đèn, lắp đồ rời, bọc ghế, vệ sinh. Xếp việc ồn vào khung giờ ban ngày của ngày nghỉ, dành ban đêm cho việc yên lặng.
Nhiều địa phương có quy định về giờ yên tĩnh và mức ồn trong khu dân cư, và hợp đồng thuê hay nội quy toà nhà cũng có thể có điều khoản riêng. Bạn nên hỏi chủ nhà, ban quản lý toà nhà hoặc phường, xã trước khi quyết định làm việc ồn vào buổi tối. Báo trước với hàng xóm sát vách vài ngày, nói rõ thời gian, việc gì và khi nào xong. Hàng xóm biết trước thường dễ thông cảm hơn nhiều so với bị đánh thức bất ngờ.
Làm đêm cũng có rủi ro riêng: ánh sáng kém dễ làm sai màu sơn, dễ vấp ngã, thợ mệt dễ ẩu. Dùng đèn công trình đủ sáng, đúng màu, đặt chắc chắn; không làm trên thang một mình; kết thúc đúng giờ thỏa thuận thay vì cố làm thêm khi đã mệt. Kiểm tra lại phần đã làm vào sáng hôm sau dưới ánh sáng ban ngày trước khi chuyển sang khu khác.
Vừa bán vừa làm: che chắn bụi, mùi và an toàn cho khách
Khi chia khu làm dần, một phần quán vẫn đón khách trong lúc phần khác đang thi công. Muốn vậy, ranh giới giữa hai vùng phải thật rõ:
- Quây khu đang làm bằng bạt nilon kín từ sàn lên trần, dán mép bằng băng dính, để lại một khe ra vào có rèm. Bụi chà nhám, bụi bả bay xa hơn bạn nghĩ.
- Không để khách ngồi gần khu đang sơn hoặc vừa sơn; mùi dung môi gây khó chịu, đau đầu, và bám vào đồ ăn đồ uống.
- Ưu tiên sơn gốc nước, ít mùi cho khu trong nhà khi quán vẫn mở; vẫn cần mở cửa, bật quạt hút để thông gió.
- Khu chế biến và quầy phải tách hẳn khỏi bụi; đồ ăn, ly tách, đá viên đậy kín. Nếu không bảo đảm được, tạm ngưng bán món chế biến tại chỗ ở khu đó.
- Dụng cụ, thang, thùng sơn, dây điện của thợ thu gọn ngay trong khu quây, không để ở lối khách đi, nhất là khi quán có trẻ nhỏ.
- Sau mỗi buổi làm, hút bụi và lau sàn khu khách trước giờ mở cửa; bụi mịn lắng trên mặt bàn là thứ khách nhận ra đầu tiên.
Nếu khu đang làm chiếm quá nửa quán hoặc nằm giữa lối đi chính, thường đóng cửa hẳn vài ngày lại nhẹ hơn là cố bán trong cảnh chật chội, bụi bặm.
Giữ khách quen trong những ngày quán chưa trọn vẹn
Báo trước, báo rõ. Thông báo tại quầy và trên các kênh quán đang dùng, ghi ngày nghỉ, khu tạm đóng, giờ mở thay đổi. Khách quen bực nhất là tới nơi mới biết.
Thực đơn rút gọn. Khi quầy hoặc bếp chỉ dùng được một phần, bán những món chủ lực làm nhanh, ổn định. Bán ít món mà ngon vẫn hơn bán đủ món mà chậm và sai.
Bán mang đi trong ngày đóng cửa. Nếu bếp vẫn dùng được trong khi khu khách ngồi đang thi công, chuyển sang bán mang đi hoặc giao hàng trong vài ngày. Khách quen vẫn có lý do liên lạc với quán.
Nói lời cảm ơn khi mở lại. Một món nhỏ tặng kèm hoặc một lời cảm ơn khách đã kiên nhẫn trong những ngày làm mới giúp khách quay lại và nhìn thấy cái mới.
Đừng để khách làm người nghiệm thu. Kiểm tra kỹ trước khi mở lại: ghế còn dính sơn không, còn đinh, ghim, mảnh vụn nào không, mùi đã bay hết chưa. Lần đầu khách quen thấy quán mới nên là lần thấy nó hoàn chỉnh.
Khi phát sinh giữa chừng: quyết nhanh mà không vỡ lịch
Quán càng cũ, khả năng gặp bất ngờ khi tháo ra càng cao: lớp gạch dưới tấm ốp bong cả mảng, khung gỗ sau quầy mục, đoạn dây điện cũ nằm ngay chỗ định bắt vít. Lúc đó áp lực thời gian khiến chủ quán dễ chọn cách nhanh nhất là che lại cho xong. Đó thường là lựa chọn tốn kém nhất về sau, vì cái bị che sẽ lộ ra đúng lúc quán đang đông.
Một cách xử lý có trật tự là chia phát sinh làm ba loại. Loại thứ nhất liên quan an toàn, như điện, gas, kết cấu, đồ treo trên cao: dừng phần việc đó, gọi người có chuyên môn, chấp nhận dời ngày mở lại nếu cần. Loại thứ hai ảnh hưởng độ bền, như nền ẩm dưới sàn định lát, tường bong vữa dưới chỗ định sơn: sửa tối thiểu cho đúng rồi mới làm tiếp. Loại thứ ba chỉ là thẩm mỹ, như màu gạch cũ lộ ra không hợp: ghi lại, để sang đợt sau.
Trước khi bắt đầu, nên thống nhất với thợ: phát sinh nhỏ thì thợ báo kèm ảnh và cách xử lý đề xuất, chủ quán trả lời trong ngày; phát sinh lớn thì dừng lại bàn trực tiếp. Khoản dự phòng trong ngân sách và khoảng đệm trong lịch chính là để dành cho những tình huống này. Ví dụ giả định: một quán bánh cuốn tháo tấm ốp quầy và thấy đoạn ống thoát bị nứt; chủ quán gọi thợ nước thay đoạn ống ngay trong đêm, dời việc ốp quầy sang tối hôm sau, và ngày mở lại vẫn giữ được nhờ đã chừa một ngày đệm.
Câu hỏi thường gặp
Sơn trong quán xong bao lâu thì đón khách được?
Tuỳ loại sơn, độ dày lớp, nhiệt độ, độ ẩm và mức thông gió. Hãy đọc thời gian khô và thời gian sơn lớp tiếp trên bao bì của chính loại sơn đang dùng, rồi cộng thêm thời gian để mùi bay hết. Ngày nồm ẩm sơn khô chậm hơn nhiều, nên tránh lên lịch sát ngày mở lại vào mùa này.
Có nên làm hết trong một lần nghỉ dài hay chia nhiều đợt?
Việc gây gián đoạn cao như lát sàn, sửa bếp nên gom vào một lần nghỉ. Việc gián đoạn thấp như thay đèn, bọc ghế, sơn từng mảng có thể chia đợt. Kết hợp cả hai thường là cách cân bằng giữa doanh thu mất đi và số lần làm phiền khách.
Thợ đề nghị làm ban ngày cho nhanh, có nên đồng ý?
Nếu khu làm việc tách biệt hẳn và không gây bụi, mùi sang khu khách thì có thể. Còn nếu là việc ồn hoặc bụi, làm ban ngày khi quán mở sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới khách. Hỏi thợ về khả năng làm ngoài giờ và thoả thuận rõ từ đầu, vì giờ làm ảnh hưởng tới chi phí công.
Làm sao biết thời gian thợ báo là thực tế?
Hỏi thợ chia nhỏ từng bước và thời gian chờ đi kèm, ví dụ bả mấy lớp, mỗi lớp chờ bao lâu, lót mấy lớp, phủ mấy lớp. Nếu tổng thời gian nghe quá ngắn so với số lớp và thời gian chờ ghi trên vật liệu, đó là dấu hiệu sẽ bị trễ hoặc làm ẩu.
Quán trong trung tâm thương mại thì làm mới thế nào?
Mặt bằng trong trung tâm thương mại thường có quy định riêng về giờ thi công, vật liệu, che chắn và hồ sơ đăng ký trước với ban quản lý. Hãy hỏi ban quản lý trước khi lập lịch, vì có nơi chỉ cho thi công vào ban đêm và yêu cầu nộp kế hoạch trước nhiều ngày.
Nếu đợt làm mới bị trễ so với ngày đã báo khách thì sao?
Báo lại sớm và nói thật lý do, kèm ngày dự kiến mới. Khách thường chấp nhận một lần dời lịch có lý do rõ ràng, nhưng sẽ mất kiên nhẫn nếu phải tự phát hiện. Trong lúc chờ, nếu bán mang đi được, hãy duy trì để khách vẫn còn liên lạc với quán.