Một giấy thoả thuận cho việc sửa nhỏ chỉ cần đủ để hai bên hiểu giống nhau về sáu điều: làm gì, dùng vật tư gì, bao nhiêu tiền và trả lúc nào, làm trong bao lâu, bảo hành ra sao, phát sinh thì xử lý thế nào. Nó có thể là một trang giấy viết tay có chữ ký, hoặc một chuỗi tin nhắn mà hai bên đều xác nhận. Độ dài không quan trọng bằng việc mỗi dòng đủ cụ thể để sau này đọc lại không phải đoán.
Nhiều người ngại đưa giấy cho thợ vì sợ mất lòng, nhất là với thợ quen hoặc việc chỉ vài buổi. Thực tế, thợ làm ăn đàng hoàng thường thấy yên tâm hơn khi mọi thứ rõ ràng, vì họ cũng tránh được cảnh làm xong bị chủ nhà nói "tưởng giá đó gồm cả cái này". Bài này đi qua từng mục, kèm một khung mẫu bạn có thể chép ra và điền.
Vì sao việc nhỏ vẫn cần vài dòng chữ
Tranh cãi giữa chủ nhà và thợ hiếm khi do ai đó cố tình lừa, mà phần lớn do mỗi bên nhớ một kiểu. Lúc khảo sát, thợ nói "sơn lại phòng này", chủ nhà hiểu là gồm cả trần và cửa, thợ hiểu chỉ bốn bức tường. Lúc nói chuyện thì cả hai gật đầu; đến khi làm xong mới vỡ lẽ. Một dòng chữ "sơn bốn mặt tường, không gồm trần và khung cửa" xoá được cả buổi to tiếng.
Về nguyên lý, pháp luật dân sự Việt Nam thừa nhận thoả thuận được xác lập bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, trừ những loại giao dịch luật bắt buộc phải lập văn bản. Thuê thợ sửa nhỏ thường không thuộc nhóm bắt buộc đó, nên thoả thuận miệng vẫn có giá trị. Vấn đề là khi có bất đồng, thoả thuận miệng rất khó chứng minh nội dung. Văn bản hay tin nhắn không làm cho thoả thuận "hợp pháp hơn", nhưng làm cho nó đọc lại được.
Với việc rất nhỏ như thay một bộ vòi, một câu xác nhận qua tin nhắn là đủ. Từ khi có từ hai hạng mục trở lên, có vật tư cần chọn, hoặc làm từ hai buổi trở đi, bạn nên có một bản ghi đủ sáu mục dưới đây.
Sáu mục cốt lõi và cách ghi cho đúng
Phạm vi công việc. Liệt kê từng hạng mục, vị trí, khối lượng. Thêm một dòng "không bao gồm" cho những thứ dễ hiểu lầm: tháo dỡ, đục bỏ, dọn rác, sơn dặm lại chỗ bị ảnh hưởng. Ghi theo hiện trạng cụ thể: "thay hai bản lề cánh tủ bếp trên bên trái", không phải "sửa tủ bếp".
Vật tư. Ai mua, loại gì, quy cách gì, số lượng dự kiến. Không cần thương hiệu, nhưng phải đủ để hai bên nhận ra cùng một thứ. Nếu thợ mua, ghi có kèm hoá đơn hay không, và vật tư thừa xử lý sao.
Tiền và mốc thanh toán. Tổng tiền hoặc đơn giá theo đơn vị, tách công và vật tư nếu có thể. Ghi rõ trả trước bao nhiêu phần, trả khi nào, phần còn lại trả sau khi nghiệm thu, có giữ lại phần nào để bảo hành không.
Thời gian. Ngày bắt đầu, số buổi dự kiến, giờ được làm (nhất là chung cư có quy định giờ thi công), và thoả thuận nếu chậm vì lý do của bên nào.
Bảo hành. Hạng mục nào được bảo hành, trong bao lâu, lỗi nào thì thợ quay lại sửa miễn phí, lỗi nào không thuộc bảo hành (ví dụ do người dùng va đập, do vật tư chủ nhà tự mua).
Phát sinh. Một câu đơn giản: "mọi việc ngoài phạm vi trên phải báo giá và được chủ nhà đồng ý bằng tin nhắn trước khi làm". Đây là dòng ngăn được nhiều tranh cãi nhất.
Khung mẫu thoả thuận một trang để tự điền
Bạn có thể chép khung này ra giấy hoặc gõ thành tin nhắn. Mỗi ô ghi ngắn, cụ thể; ô nào không áp dụng thì ghi "không".
| Mục | Nội dung cần điền | Ví dụ giả định cách ghi |
|---|---|---|
| Hai bên | Họ tên, số giấy tờ tuỳ thân nếu muốn, địa chỉ nơi làm | Chủ nhà; thợ; địa chỉ căn hộ nơi sửa |
| Phạm vi | Từng hạng mục, vị trí, khối lượng | Kẻ lại ron sàn nhà tắm tầng hai, khoảng bốn mét vuông |
| Không bao gồm | Những việc dễ hiểu lầm | Không gồm ron tường, không gồm thay gạch vỡ |
| Vật tư | Ai mua, loại, quy cách | Thợ mua keo ron gốc epoxy, màu xám nhạt |
| Tiền | Tổng hoặc đơn giá, công và vật tư | Tổng theo báo giá đã gửi qua tin nhắn ngày ký |
| Thanh toán | Các mốc và điều kiện | Tạm ứng phần vật tư; phần công trả sau khi nghiệm thu |
| Thời gian | Ngày làm, số buổi, giờ làm | Hai buổi sáng thứ Bảy và Chủ nhật |
| Bảo hành | Thời hạn, lỗi được bảo hành | Ron nứt, bong trong thời hạn đã ghi thì thợ làm lại |
| Phát sinh | Cách báo và đồng ý | Báo giá qua tin nhắn, chủ nhà trả lời đồng ý mới làm |
| Ký | Chữ ký, ngày tháng hai bên | Mỗi bên giữ một bản hoặc chụp ảnh bản ký |
Khung này không thay cho hợp đồng thi công đầy đủ của một công trình lớn. Nó là bản ghi đủ dùng cho việc sửa nhỏ, giúp cả hai bên làm việc yên tâm.
Tin nhắn có thay được giấy ký tay không
Với phần lớn việc sửa nhỏ, một chuỗi tin nhắn rõ ràng thực tế còn tiện hơn giấy: có ngày giờ, không thất lạc, gửi kèm được ảnh. Cách làm hiệu quả là thợ gửi báo giá theo hạng mục, bạn trả lời bằng một tin nhắn tóm tắt lại sáu mục và kết thúc bằng câu "anh xác nhận giúp em", thợ trả lời đồng ý.
Điểm yếu của tin nhắn là dễ rời rạc: giá nằm ở tin này, phạm vi ở cuộc gọi kia, phát sinh nói miệng tại nhà. Vì vậy sau mỗi lần trao đổi bằng lời, bạn nên nhắn lại một dòng ghi nhận. Đừng xoá đoạn hội thoại cho đến khi hết thời hạn bảo hành; nếu đổi điện thoại, nhớ sao lưu.
Với việc giá trị lớn hơn, kéo dài nhiều ngày, có nhiều người thợ, hoặc khi bạn cần chứng từ cho cửa hàng, quán, nên chuyển sang văn bản có chữ ký hai bên. Tin nhắn báo giá trước đó có thể đính kèm làm phụ lục.
Những câu nên tránh trong thoả thuận
Có những cách ghi nghe tự nhiên nhưng thực ra mở đường cho hiểu lầm. Khi đọc lại bản nháp, bạn soát và sửa các kiểu sau:
- "Sửa cho hoàn chỉnh", "làm cho đẹp". Hoàn chỉnh theo ai? Thay bằng mô tả kết quả cụ thể: không còn rỉ nước sau hai mươi bốn giờ, ron đều màu, không lem ra mặt gạch.
- "Vật tư loại tốt". Mỗi người hiểu một kiểu. Ghi loại vật liệu, quy cách, hoặc dán ảnh mẫu vật tư hai bên đã xem.
- "Giá trọn gói" mà không ghi phạm vi. Trọn gói chỉ có nghĩa khi gói đó được liệt kê ra.
- "Bảo hành lâu dài". Không có thời hạn cụ thể thì gần như không có bảo hành.
- "Phát sinh tính sau". Đổi thành "phát sinh báo giá trước, đồng ý mới làm".
- Điều khoản phạt nặng một chiều. Đòi phạt thợ thật nặng nếu chậm một ngày dễ làm thợ giỏi từ chối nhận việc. Thoả thuận nên công bằng cho cả hai, ví dụ chậm do bên nào thì bên đó chịu phần chi phí phát sinh.
Một bản thoả thuận tốt đọc lên giống như mô tả việc, không giống văn bản đe doạ. Nếu người thợ đọc mà thấy được tôn trọng, khả năng họ làm đúng cam kết cao hơn.
Thợ ngại ký giấy thì nói thế nào
Nhiều thợ lâu năm quen làm theo lời hứa và có thể thấy lạ khi được đưa giấy. Cách mở lời nhẹ nhàng là đặt nó như công cụ để nhớ việc, không phải để ràng buộc: "Em ghi lại hạng mục để anh với em khỏi nhầm, có gì anh sửa giúp em". Đưa bản nháp cho thợ đọc và sửa trước khi ký, thay vì soạn sẵn rồi đưa ký.
Nếu thợ không quen ký, bạn có thể chuyển sang tin nhắn: bạn nhắn tóm tắt, thợ trả lời "ok" hoặc gọi lại xác nhận rồi bạn ghi chú cuộc gọi. Điều cần giữ là nội dung sáu mục, còn hình thức linh hoạt theo thói quen người thợ.
Trường hợp thợ từ chối mọi hình thức ghi nhận, kể cả tin nhắn ngắn, bạn nên cân nhắc lại. Với việc nhỏ, có thể chấp nhận và chỉ trả tiền khi xong. Với việc có tạm ứng lớn hoặc kéo dài nhiều ngày, sự từ chối này là rủi ro đáng tính đến khi quyết định.
Khi phạm vi thay đổi giữa chừng: cập nhật thoả thuận
Việc sửa nhà ít khi đi đúng y như bản giấy. Bạn đổi ý muốn làm thêm, thợ mở ra thấy hỏng thêm. Cách cập nhật giữ cho bản ghi luôn khớp thực tế:
- Dừng phần việc liên quan, không để thợ "làm luôn cho tiện" trong lúc đang bàn.
- Thợ mô tả thay đổi và báo giá cụ thể cho phần thêm hoặc phần bớt, kèm ảnh nếu là phát sinh do hiện trạng.
- Bạn nhắn lại một dòng: hạng mục thay đổi, giá, thời gian thêm nếu có, và "đồng ý".
- Thợ trả lời xác nhận rồi mới làm tiếp.
- Khi nghiệm thu, đối chiếu cả thoả thuận ban đầu lẫn các dòng cập nhật này để tính tiền.
Phần bớt cũng cần ghi như phần thêm. Bạn bỏ một hạng mục giữa chừng thì ghi rõ để khi thanh toán trừ đúng, và để thợ không phải chịu trách nhiệm bảo hành cho phần không làm.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận viết tay không công chứng có giá trị không?
Với việc thuê thợ sửa nhỏ, pháp luật không bắt buộc công chứng hay chứng thực. Giấy viết tay có chữ ký hai bên vẫn là căn cứ ghi nhận nội dung đã thoả thuận. Công chứng chỉ cần khi pháp luật yêu cầu với loại giao dịch cụ thể, thường liên quan tài sản lớn, không phải thuê sửa chữa thông thường.
Có cần ghi số giấy tờ tuỳ thân của thợ không?
Không bắt buộc, và một số thợ ngại cung cấp. Với việc nhỏ, họ tên, số điện thoại liên lạc và địa chỉ nơi làm thường đủ. Với việc có tạm ứng đáng kể, bạn có thể đề nghị lịch sự, và giải thích là để hai bên cùng rõ ràng, không bắt ép.
Thợ làm cho một đội, ai đứng tên trong thoả thuận?
Người nhận việc và nhận tiền nên đứng tên, vì đó là người chịu trách nhiệm với bạn. Nếu người đó giao lại cho thợ khác làm, bạn vẫn trao đổi và yêu cầu bảo hành với người đã đứng tên. Ghi thêm tên người trực tiếp làm nếu biết.
Thuê thợ cho nhà đang thuê thì ai ký thoả thuận?
Người trả tiền thợ ký. Nếu bạn là người thuê nhà và tự trả, bạn ký với thợ, đồng thời cần có sự đồng ý của chủ nhà cho việc sửa. Nếu chủ nhà trả, chủ nhà nên ký hoặc ít nhất xác nhận bằng tin nhắn, để thợ biết ai là người nghiệm thu.
Thoả thuận có cần ghi phạt chậm tiến độ không?
Với việc sửa nhỏ vài buổi, điều khoản phạt thường không cần và dễ làm thợ ngại. Hợp lý hơn là ghi ngày dự kiến xong, và thoả thuận nếu chậm do thợ mà gây thêm chi phí cho bạn, như phải thuê chỗ ở tạm, thì hai bên trao đổi cách bù. Việc lớn hơn mới cần điều khoản chặt.
Mất bản giấy thoả thuận thì sao?
Đó là lý do nên chụp ảnh bản ký ngay sau khi ký và gửi cho cả hai bên qua tin nhắn. Ảnh chụp cùng các tin nhắn trao đổi trước đó vẫn giúp ghi nhận nội dung đã thống nhất. Hãy giữ chúng ít nhất đến khi hết thời hạn bảo hành.